El trabajo a distancia (o «teletrabajo», como lo llaman algunos) ha ido aumentando y haciéndose deseable mucho antes de 2020. Durante décadas, hemos asociado la presencia física en la oficina con el trabajo, y esa asociación configuró gran parte de nuestra vida cotidiana y nuestros hábitos.

Aunque a algunas empresas les resultó más fácil que a otras, el COVID-19 obligó a muchas de ellas a probar el trabajo a distancia, al menos temporalmente. Afortunadamente, el cambio de paradigma se está produciendo lentamente, e incluso gigantes tecnológicos como Apple y Twitter, creen que los cambios que hemos visto este año se mantendrán de forma permanente. Entonces, ¿cuáles son las ventajas de trabajar desde casa de las que tanta gente habla? ¿Cómo lograr gestionar un equipo virtual exitoso?, en este post te contamos lo necesario para responder estas dos preguntas.

Beneficios de trabajar con un equipo virtual exitoso

Cuando se piensa en el trabajo a distancia, los directivos suelen empezar centrándose en los retos. Aunque existen (y hablaremos de ellos más adelante), no es beneficioso comenzar la transformación del trabajo remoto centrándose en lo negativo. En su lugar, considera todos los puntos fuertes de los que presume el trabajo remoto, y qué mejores prácticas de trabajo remoto puede implementar tu empresa.

1. Aumento de la productividad de los trabajadores a distancia

Piénsalo de esta manera: cuando tienes flexibilidad en los horarios de trabajo y sincronizas tu jornada laboral con el resto del día, te centras en hacer las cosas, esto aumenta considerablemente la productividad de los equipos de trabajo.

Darle la posibilidad a tus trabajadores de almorzar o salir a correr a medio día antes de su próxima videollamada, genera un mayor bienestar personal y por consiguiente tu empleado aumentará su compromiso y rendimiento. Tu personal también tiene la posibilidad de cambiar de ubicación y trabajar desde el lugar que prefiera, siempre y cuando tenga una buena conexión a Internet, un enchufe y unos auriculares con cancelación de ruido. Estos beneficios te darán una ventaja frente al mercado laboral y te posicionará como un lugar de desarrollo profesional apetecido por el talento más cualificado.

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2. Ahorro de costes del trabajo a distancia

Aspectos en los que la empresa ahorra al permitir el trabajo a distancia son; gastos de oficina (provisión de locales de oficinas, internet, electricidad, agua, etc), en la reducción del salario por traslado (al recortar los salarios de los trabajadores móviles que prefieren mudarse a áreas menos centralizadas), y además de produce un menor ausentismo y mejor retención de empleados.

3. Bolsa de talento para el trabajo a distancia

Una plantilla remota, especialmente si consideramos la posibilidad de contratar en diferentes zonas horarias, te da tanto a ti como a tu empresa acceso a una reserva de talento mucho más amplia y rica de lo que es posible a nivel local. Una vez que pases a ser una empresa remota o híbrida, tendrás acceso a los mejores talentos de todo el mundo y podrás cubrir puestos específicos con facilidad. Hay empleados fantásticos en todo el mundo, y tu empresa sólo puede beneficiarse de la contratación basada en las habilidades y el valor, no en el lugar de residencia. Además, los equipos distribuidos globalmente son más diversos e inclusivos, lo que no siempre es fácil de conseguir localmente.

En 1MIB disponemos de más de 15.000 perfiles de candidatos analizados y listos para prestar sus servicios. Indícanos el perfil que necesitas y nosotros nos encargamos de la búsqueda y selección con nuestro servicio de reclutamiento y seleccion de personal.

Cómo contratar trabajadores a distancia

Supongamos que tu empresa es una de las que se está planteando o comenzando la transición a un espacio de trabajo virtual. Hay algunos consejos sobre cómo salvar las lagunas de conocimientos y hábitos que encontrarás en el camino. En primer lugar, adaptarse a un entorno y unos métodos de trabajo totalmente nuevos es un reto. Si lo haces sin estar adecuadamente preparado, puede ser bastante estresante.

Empecemos con la contratación de talento remoto. Cuando contrates a miembros de equipos distribuidos, ya sea que el grupo se limite a un país, un continente o el mundo entero, el proceso tendrá que ser diferente al que estás acostumbrado en la oficina. Tu objetivo es contratar a personas que quizás no hayan trabajado en empresas de renombre, pero que sean capaces de demostrar sus habilidades, su valor y su encaje en tu equipo. Más que una experiencia concreta, lo que buscas son buenos comunicadores.

  1. Estructura una entrevista de forma que muestres el estilo de comunicación, la capacidad de respuesta y el comportamiento del candidato.
  2. Una prueba o una tarea es otra buena forma de evaluar si el candidato se ajusta a la cultura de tu empresa, la rapidez con la que se trabaja y su idoneidad para el puesto.

Una vez resueltos los retos de la contratación a distancia, hay que empezar a estructurar la empresa para que funcione a distancia. Entendemos que esto tiene su complicación, por eso desde 1MIB facilitamos a la empresa la solución de todos los retos de la contratación a distancia y además ofrecemos la gestión administrativa del personal en remoto, para que sea mucho más fácil la transición a esta modalidad de empleo/trabajo.

Siempre es una buena idea centrarse en las mejores prácticas y adaptarlas a las necesidades de tu empresa, su modelo de negocio, sus circunstancias y, en particular, el equipo. El siguiente paso en la implantación de una plantilla remota es resolver los retos específicos que conlleva.

Claves para gestionar un equipo virtual exitoso

Incluso los directivos con experiencia pueden encontrarse con estrés y bloqueos cuando gestionan a miembros de equipos remotos. La razón es que la mayoría de los directivos no saben cómo adaptar sus procesos a los empleados remotos y a los retos específicos que surgen.

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Trabajar en la comunicación del equipo virtual

Desde 1MIB, entendemos que hay algunas cosas vitales que hay que poner en práctica en este nuevo formato de gestión, la primera de las cuales es hacer hincapié en la comunicación.

  1. Priorizar intencionadamente el diálogo mejora la funcionalidad y aporta satisfacción a todo el equipo, lo que es especialmente importante con la distancia física.
  2. Reforzar y redoblar la cultura y los valores de la empresa es fundamental para que los miembros de tu equipo remoto sepan que forman parte de tu equipo independientemente de dónde se encuentren.
  3. Reconocer la contribución de tu equipo y hacerles saber que son vistos y escuchados es lo mejor que puedes hacer como gerente de un equipo remoto.

Al final, como gestor, te enfrentas a los mismos retos que tu gente, y algunos más. Piensa en lo que necesitas para hacer tu mejor trabajo y aplícalo a tu equipo. Es difícil y estresante al principio, pero no hay duda de que te encantará la transición una vez que te hayas asentado en ella.

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Fomentar el compromiso del equipo virtual y su productividad

A continuación, se ofrecen algunos consejos para superar los obstáculos a la productividad y el compromiso en un entorno de trabajo remoto:

1. Desarrolla un plan de formación para tu equipo virtual exitoso

La transición o la fundación de tu empresa en un entorno de trabajo a distancia requiere un marco. Tienes que incorporar a tus empleados la política de trabajo a distancia, que consiste en conceptos, normas y prácticas que les permitirán hacer su trabajo sin problemas, a pesar de trabajar a distancia. Se trata de un esfuerzo intencionado, y debes comunicarlo. La mejor manera de hacerlo es proporcionarles formación y recursos específicos.

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2. Establece una cultura de comunicación escrita para un equipo virtual exitoso

Con la falta de oficina física y de proximidad, es crucial cambiar la mentalidad de tu equipo hacia la comunicación escrita. Para maximizar el flujo de información, utiliza una de las muchas herramientas de gestión de proyectos o de colaboración para hacer un seguimiento de las tareas de tu equipo y consultarlas cuando sea necesario. Ahorra tiempo y destaca las funciones y responsabilidades de forma clara y eficaz. Elabora guías y protocolos y pasa toda la comunicación a la escritura. Esto también disminuirá la necesidad de innumerables conferencias telefónicas y reuniones virtuales innecesarias.

3. Apoya y supervisa al equipo virtual

Cuando tu equipo no puede simplemente entrar en tu oficina y hacer una pregunta, muchas cosas pueden quedar sin respuesta, y el margen de error es mayor. Teniendo esto en cuenta, introduzca charlas periódicas o chequeos 1:1 con los miembros del equipo. Tanto si se trata de una llamada rápida de Zoom/Hangouts como de un simple mensaje en Slack, la gente necesita recibir información y sentir que sus jefes les cubren las espaldas. Sé proactivo en este sentido y programa los check-ins con los miembros del equipo en tu día.

4. Organiza el tiempo cara a cara

Una vez que la prohibición de viajar causada por la pandemia desaparezca y el mundo vuelva a la normalidad, podrás reunir a tu equipo en un lugar físico. Celebrar retiros de equipo con regularidad (o reuniones fuera de la oficina, como algunos los llaman) tiene numerosos beneficios, ya que fomenta la creación y mejora el desarrollo de las conexiones personales. Un equipo bien conectado acabará rindiendo más, minimizando los problemas de comunicación que pueden surgir al trabajar en un entorno virtual. Organiza retiros de equipo una o dos veces al año y verás cómo crecen los vínculos del equipo ante tus ojos.

5. Aporta a la felicidad y bienestar de los trabajadores en remoto

Aparte de la productividad, hay que asegurarse de que los empleados estén contentos y se sientan capacitados para hacer su mejor trabajo. Se ha convertido en norma que las empresas cuiden especialmente a sus empleados en la oficina, así que aquí tienes cómo puedes introducir el apoyo a los empleados remotos.

6. Deja espacio para la comunicación informal de tu equipo virtual

Aunque es necesario tener protocolos claros para la comunicación relacionada con las tareas, no debes olvidar la importancia de las conversaciones informales con tu equipo. La forma más fácil de generar confianza en los equipos remotos es dedicar tiempo y espacio a temas informales y charlas no relacionadas con el trabajo. Por ejemplo, puedes reservar los primeros 15 minutos de tus llamadas de Zoom para que el equipo charle y se registre, o tener canales de Slack dedicados a temas ajenos al trabajo. Elige el formato que mejor se adapte a tu equipo e incorpora asuntos y temas de la vida cotidiana al espacio de trabajo virtual.

7. Fomenta la salud y la forma física de tu equipo virtual exitoso

Estar sentado detrás de un escritorio todo el día es un problema de salud, ya sea en la oficina o en casa. Incorpora debates sobre salud y forma física en las conversaciones de equipo y, si es posible, proporciona a tu equipo una asignación mensual para salud y forma física. A algunos les gusta hacer ejercicio en el gimnasio o correr, mientras que a otros les gusta el yoga o el senderismo. Sea lo que sea lo que haga que tu equipo salga y se mantenga activo, deles los medios para hacerlo.

8. Equilibrio entre la vida laboral y personal para los empleados remotos

Nuestra vida cotidiana suele estar repleta de estrés y nos preocupamos por una multitud de cosas personales. Si añadimos a la mezcla un entorno de trabajo estresante, nuestra salud mental empieza a resentirse. Según un informe de 2017 de la Organización Internacional del Trabajo de las Naciones Unidas, los equipos remotos pueden ser más propensos a las interferencias entre el trabajo y el hogar y a trabajar más horas.

Para asegurarte de que esto no le ocurra a tu equipo, haz un esfuerzo consciente para promover su bienestar y el equilibrio entre el trabajo y la vida privada. Empieza a fomentar una cultura que evite el agotamiento y asegúrate de animar a tu equipo a tener límites a la hora de trabajar. Incorpora controles de bienestar en las reuniones de todo el personal y deja espacio para que los miembros del equipo hablen de cómo pasan su tiempo libre y de cómo se sienten con su trabajo en general.

Trabajar con la tecnología adecuada

Las herramientas para el trabajo a distancia van desde la gestión de proyectos hasta el software de colaboración y las plataformas de mensajería instantánea. Las empresas deben invertir en tecnología que permita la productividad de sus trabajadores a distancia. Existe toda una industria del trabajo a distancia formada por startups y empresas de éxito que crean herramientas para equipos distribuidos. Sin embargo, no existe una pila mágica ni una solución única para todos. Tú y tu equipo debéis probar y aprender lo que mejor se adapta a vuestras necesidades.

Prueba diferentes opciones y elige aquellas con las que tu equipo remoto pueda trabajar fácilmente. A continuación, crea protocolos y estructura el uso de la tecnología para que tu equipo sepa exactamente qué herramienta debe utilizar en cada situación.

Los retos comunes de trabajar y gestionar un equipo virtual exitoso

Una plantilla totalmente remota tiene un conjunto único de ventajas y desafíos que surgen a diario. Tanto los directivos como los equipos deben abrir su mente a una nueva forma de entender su trabajo y el impacto que tiene. Los equipos remotos pueden experimentar el aislamiento social o la dificultad para entender las funciones y responsabilidades. Pueden convertir su horario de trabajo flexible en un trabajo ininterrumpido y en agotamiento. Incluso pueden perder el contacto con su propósito en la función y su rendimiento en el trabajo.

El espacio de la oficina como medio y herramienta ha existido durante décadas, y todavía tiene sus retos y desventajas. Hay que tener en cuenta que el trabajo a distancia es todavía un concepto nuevo y que ningún gigante de la industria (por ahora) se fundó a distancia. Esta novedad significa que existen retos, algunos más complejos que otros.

  1. En una oficina, los miembros del equipo tienen acceso a la información de sus supervisores y compañeros en tiempo real; a veces, se acercan casualmente a la mesa de alguien y obtienen la información que necesitan cara a cara. Esta información no existe en un entorno en línea, y muchas personas se sienten aisladas del flujo de información. También hay un problema en cuanto a la supervisión directa y la retroalimentación, lo que deja a los trabajadores con la sensación de que la dirección está distante y se preocupa por su rendimiento. Al enfrentarse a una pantalla en lugar de a una sala llena de personas, pueden perder de vista los plazos y los KPI, que pueden resultar imprecisos o perderse en innumerables correos electrónicos.
  2. Por otro lado, la satisfacción y el bienestar de los trabajadores remotos también pueden verse afectados. El aislamiento social es frecuente en las personas que pasan a trabajar a distancia; es fácil echar de menos el sentimiento de comunidad que nos produce estar rodeados de otras personas. Las tan temidas charlas en la nevera empiezan a verse bien cuando no se puede interactuar con los compañeros.
    A estas alturas, todos sabemos que las personas hacen su mejor trabajo cuando sienten que pertenecen a una empresa y comparten su cultura y sus valores. Este sentimiento de pertenencia también puede verse afectado por el aislamiento social. Es uno de los retos más importantes que hay que superar.
  3. Por último, la salud y el bienestar de los empleados son aspectos esenciales de su trabajo, tanto para los trabajadores de oficina como para los que trabajan a distancia. Tanto si están en casa como en la oficina, siguen estando sentados durante un número considerable de horas al día. Además, las distracciones en casa pueden influir considerablemente en su productividad.

Sin embargo, todos estos retos pueden contrarrestarse con prácticas intencionadas y preparando a los equipos remotos para el éxito. Tanto si se trata de la formación del empleado, como de un chequeo de bienestar, un acceso estructurado a la información o una retroalimentación regular, las empresas pueden conseguir grandes resultados con algo de esfuerzo.

Una plantilla remota puede convertirse en el equipo más versátil, diverso y productivo que jamás hayas tenido. Sólo hay que intentarlo.

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