El proceso de onboarding remoto de tus empleados a distancia o presenciales, puede hacer que sus tasas de retención sean mayores o menores. El 20% de la rotación de empleados se produce en los primeros 45 días de trabajo, lo que significa que muchos de los recién contratados dejan un nuevo trabajo antes de completar oficialmente el onboarding remoto.

La gestión del onboarding remoto puede ser aún más difícil, y en 1MIB conocemos bien el proceso.

En este artículo, leerás los mejores consejos que proporcionamos desde 1MIB para los directores de contratación responsables de desarrollar sólidos procesos de incorporación a distancia. También recibirás consejos prácticos para crear experiencias de onboarding remoto agradables y eficaces para los trabajadores a distancia, incluida una lista de verificación para la incorporación remota.

Lista de verificación para el onboarding remoto

Al final de la experiencia de onboarding remoto, éste debe sentirse cómodo con su equipo, conocer sus herramientas y su tecnología, y estar entusiasmado por asentarse en su puesto. La siguiente lista de verificación te guiará a través de las tareas que debes completar durante las seis fases de onboarding remoto de los empleados.

Estas tareas (y su orden) pueden cambiar en función de tu empresa, de los plazos y de la función del nuevo empleado.

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Fase 1 del onboarding: Pre Boarding

Completa estas tareas una o dos semanas antes de la fecha de inicio de la nueva contratación. Esta fase prepara a los nuevos empleados (y a tu equipo) para sus nuevas funciones y haz que se entusiasmen con su incorporación a la empresa.

  • Enviar la documentación de los nuevos empleados (como la carta de oferta y el contrato)
  • Notificar a tu equipo la fecha de inicio de las nuevas contrataciones y describe el papel del equipo en el proceso de onboarding remoto.
  • Crear las cuentas de las personas contratadas para todas las herramientas y aplicaciones y envía las instrucciones de inicio de sesión
  • Asignar un compañero o mentor
  • Programar el onboarding remoto de IT
  • Enviar un paquete digital de bienvenida, que incluya
    • Un mensaje de bienvenida personalizado
    • La información de inicio de sesión para su plataforma de incorporación
    • Un programa para su primer día (o semana)
    • Las invitaciones a reuniones de incorporación (a través de Zoom, Microsoft Teams, Skype o Google Meet)
    • El correo electrónico o número de teléfono de contacto de un miembro del equipo de Operaciones

Fase 2 del onboarding remoto: Primer día para la incorporación de talento a distancia

El primer día debes facilitar el onboarding remoto de los nuevos empleados a su nuevo entorno de trabajo. Pasarán la mayor parte de este día completando el papeleo, aprendiendo sobre la empresa y conociendo a sus compañeros.

  • Enviar a los nuevos empleados un mensaje de bienvenida en Slack (o en el canal de comunicación interna de su elección)
  • Organizar su sesión de orientación con un miembro de Recursos Humanos
  • Completar el onboarding de TI (o prográmalo con el equipo de TI)
  • Agendar una reunión 1:1 entre los nuevos empleados y su/s gerente/s
  • Reservar una videollamada informal para que los nuevos empleados conozcan a su equipo inmediato
  • Lo que deben revisar los nuevos empleados: canales de comunicación y cómo utilizarlos, descripción del producto o de la empresa, políticas y ventajas

Lo que deben rellenar los nuevos empleados: formularios de recursos humanos (nóminas, documentos de cumplimiento y seguridad)

Fase 3 del onboarding remoto: Primera semana para la incorporación de profesionales a distancia

En este momento, el empleado debe centrarse en completar los materiales de formación e incorporación necesarios mientras se acostumbra a su nuevo entorno.

  • Agendar reuniones de control diarias.
  • Concertar videollamadas 1:1 con el nuevo empleado y cada uno de los miembros de tu equipo inmediato
  • Invitar al nuevo empleado a las reuniones recurrentes del equipo
  • Reservar un evento social del equipo virtual

Reservar tiempo para que revisen los materiales de incorporación y completen los cursos de formación necesarios

Fase 4 del onboarding: Primer mes de onboarding remoto

Durante el primer mes, el recién contratado se acostumbrará a su puesto de trabajo, participando en su primer proyecto y conociendo a más compañeros.

  • Muéstrale cómo programar llamadas de presentación de 15 minutos con miembros del equipo ampliado, y deja que reserve las llamadas como desee
  • Empieza a trabajar en su primera tarea o proyecto
  • Organiza (al menos) reuniones de control semanales
  • Reserva una reunión de control a los 30 días
  • Establece objetivos de rendimiento para los tres primeros meses

Fase 5 del onboarding: Primeros tres meses de onboarding remoto

Este período de tres meses consiste en guiar al nuevo empleado mientras asume los proyectos y se adapta.

  • Organiza reuniones de control según su programa de control estándar (normalmente quincenal)
  • Concierta una reunión de control más larga a los tres meses para revisar el progreso de sus objetivos de rendimiento, darles su primera evaluación de rendimiento y responder a sus preguntas.
  • Envía una encuesta sobre su experiencia de onboarding remoto

Fase 6 del onboarding: Avanzar (apoyo y desarrollo continuo en el onboarding remoto)

Realiza las siguientes tareas y actividades de forma continua después de los tres meses. A partir de este momento, las tareas refuerzan el compromiso, el desarrollo y el rendimiento de los empleados.

  • Organizar reuniones de control continuas y discutir sus objetivos de progresión profesional.
  • Elaborar un plan de progresión profesional que describa cómo y cuándo pueden ascender.
  • Programar sesiones de formación centradas en el desarrollo de habilidades
checklist del onboarding remoto

Preguntas frecuentes sobre el onboarding remoto

Antes de empezar a incorporar a los empleados a distancia, consulta estas preguntas frecuentes:

¿Es el onboarding remoto lo mismo que la orientación o la formación?

Cuando hablamos de onboarding remoto  nos referimos a la experiencia global de un nuevo empleado que se incorpora a una empresa e incluye la orientación y la formación de forma remota.

La orientación es una sesión del proceso de onboarding remoto, en la que se da la bienvenida al equipo a los nuevos empleados y se les explica la misión y los antecedentes de la empresa. La orientación también cubre lo que se puede esperar durante la incorporación general.

La formación se refiere a cursos o módulos específicos dedicados al aprendizaje y desarrollo del nuevo empleado. La formación puede centrarse en los comportamientos, las herramientas, los productos o el cumplimiento y la seguridad.

¿Cuánto tiempo debe durar el onboarding remoto?

El proceso de onboarding remoto puede durar entre tres semanas y tres meses, por término medio. Sin embargo, no hay una respuesta correcta o incorrecta. La duración del onboarding remoto dependerá de la complejidad de la función, el calendario y el tamaño de la empresa.

¿Qué debe hacer un nuevo empleado antes de empezar a trabajar desde casa?

Antes de que un empleado empiece a trabajar desde casa, debe reunir la documentación necesaria para el proceso de onboarding remoto, como su número de la seguridad social, un documento de identidad válido o información sobre el depósito directo para la nómina.

La mayoría de las funciones remotas también requieren una buena conexión a Internet, por lo que los nuevos empleados pueden tener que actualizar su paquete de Internet. (Realiza una «prueba de velocidad de Internet» en línea para determinar la velocidad de descarga de tu Internet).

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