Elegir una solución de software no es como elegir un producto en el estante de una tienda de conveniencia. Requiere paciencia y dedicación. Lo mismo se aplica a la hora de elegir la solución CRM adecuada para tu negocio. No es como si recibieras uno y si no funciona, lo devuelves para obtener un reembolso u obtener otro. Tendrás que dedicar algo de tiempo extra y un estudio cuidadoso. Al apresurarte, corres el riesgo de cometer cualquiera de los errores comunes al seleccionar el software CRM. Recuerda, no solo buscas el mejor CRM, sino también el adecuado para tu negocio. Es posible que tengas la mejor herramienta CRM de su clase que el dinero pueda comprar, pero si no se ajusta a tus requisitos, tu inversión termina siendo inútil.

Es importante que, desde el principio, obtengas la información y los recursos que necesitas para realizar una evaluación inteligente. Cuando llegue el momento de comprar, lo harás con confianza en tu elección, respaldada por una decisión informada. Con este artículo, te ayudaremos a tomar esa decisión.

Elegir el mejor CRM para tu negocio

1. Comprende de qué se trata el CRM

Puede parecer tan obvio, pero realmente necesitas saber en qué te estás metiendo. Para ilustrarte: ¿Sabías que el 22% de los profesionales de ventas aún no están seguros de qué es CRM ? ¿Y si fueras tu, el propietario de la empresa, que no tiene idea de CRM? Eso significa un desastre para tu negocio. Debes empaparte de CRM: qué es, sus beneficios y ventajas, sus metodologías y mejores prácticas, y lo que puedes hacer por tu negocio. Afortunadamente, CRM es uno de los temas de negocios más escritos del que no falta información al respecto.

El punto de todo esto es que no entras en el negocio compitiendo con otros si no estás equipado con el conocimiento completo y la información relevante. El paso inicial para elegir un software CRM es saber primero qué es un CRM. La parte del software viene más tarde, es decir, después de determinar tus necesidades.

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2. Conoce los requisitos de tu empresa

Los requisitos de tu negocio dictarán el tipo de herramienta CRM y las funciones que necesitarás. Como dijimos, el mejor puede no ser el correcto, pero debes apuntar a ambos. La primera pregunta que debes hacerte es: ¿realmente necesito un CRM? En realidad, puedes conformarse con un software de gestión de la experiencia del cliente (CEM) en lugar de tener una comprensión más profunda de tus clientes. Pero hay una diferencia entre CRM y CEM . Es bueno tener ambos tipos de herramientas trabajando en conjunto si el presupuesto lo permite. Si no es así, debes priorizar el CRM, que tiene más funciones y capacidades.

Ahora tienes que tener claras tus necesidades. Por lo general, estos se deben a problemas que estás experimentando, que podrían incluir lo siguiente:

  • Dificultad para encontrar datos de clientes
  • Mala comunicación con el cliente
  • Incapacidad para crear o retener clientes leales
  • Ciclo de ventas largo o extendido
  • Dificultad para administrar los horarios de los agentes
  • Poca visibilidad del desempeño de los agentes

Podría haber otros desafíos. Tu objetivo es unir todo lo anterior y optimizar tus procesos y operaciones de ventas. Esos son tus objetivos y requisitos. Con esa lista de verificación, ahora puedes revisar tus opciones.

3. Estudia los diferentes tipos de CRM

Desafortunadamente, no existe un software CRM de “talla única”. Lo más parecido a eso es un sistema CRM operativo básico que proporciona una plataforma común y un único conjunto de datos de clientes en los que pueden trabajar tus unidades de ventas, marketing y soporte. Esto soluciona la dificultad de encontrar datos de clientes, ya que tus tres unidades utilizarán una base de datos centralizada o una «fuente única de la verdad» cuando se trata de datos de contacto e información del cliente.

Con un CRM operativo, puedes aprovechar tres capacidades principales: automatización de la fuerza de ventas para analizar el ciclo de cliente potencial; automatización de marketing para optimizar los procesos y campañas de marketing; y automatización de servicios para gestionar el servicio y la asistencia al cliente. Este puede ser el CRM ideal si está buscando una solución CRM completa.

Otro tipo es el CRM analítico diseñado para procesar y analizar los datos de los clientes mediante técnicas avanzadas como el reconocimiento de patrones y la minería de datos. Es capaz de brindarte información detallada sobre el comportamiento de compra de los clientes y las tendencias de compra, lo que te permite elaborar ofertas precisas y específicas.

El último tipo, CRM colaborativo, facilita la comunicación y el intercambio de información vital del cliente con partes interesadas internas (agentes, empleados, gerencia) y externas (socios, proveedores). Esto es para involucrar a todos los interesados ​​en crear promociones y campañas más efectivas.

Una vez que hayas decidido el tipo de CRM que mejor se adapte a tus requisitos, puedes proceder a comparar precios para encontrar una solución de CRM óptima.

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4. Repasa las funciones del software

Esta es generalmente la parte que requiere un tiempo adicional para investigar. Pero no tienes que buscar en Internet a lo largo y ancho ya que hemos hecho esa tarea por ti. Estos productos se encuentran entre las herramientas CRM líderes disponibles actualmente en el mercado. Son algunas de las soluciones mejor calificadas según los factores que establecemos cuando revisamos cualquier tipo de software. Éstas incluyen:

  • Funcionalidad principal
  • Funciones de colaboración
  • Personalización
  • Integración
  • Facilidad de uso
  • Seguridad
  • Movilidad
  • Servicio de asistencia

Con base en los parámetros anteriores y utilizando nuestro sistema de evaluación, podemos calificar y clasificar el software, e incluso llegar a una calificación de satisfacción del usuario usando un cierto algoritmo.

5. Qué características de CRM deberías buscar

Para el software CRM, ¿hay características importantes que deberías considerar? Los proveedores pueden ofrecer características similares en sus productos. Pero asegúrate de que el software CRM esté equipado con herramientas y capacidades para lo siguiente:

  • Gestión de clientes potenciales: para gestionar clientes potenciales durante todo el ciclo de vida, desde la prospección hasta la conversión.
  • Gestión de contactos: para organizar, almacenar y gestionar la información de contacto.
  • Automatización: para automatizar las tareas, los procesos y los flujos de trabajo de clientes potenciales y ventas.
  • Gestión de campañas: para crear y publicar campañas y medir su eficacia.
  • Seguimiento de correo electrónico: para obtener visibilidad sobre los clics y las aperturas de campañas de correo electrónico.
  • Gestión de redes sociales: para obtener información sobre la interacción de la audiencia en las redes sociales.
  • Cuadros de mando e informes: para obtener informes e información en tiempo real sobre el comportamiento y las tendencias del mercado y de los clientes.
  • Aplicaciones móviles: versiones de software CRM para dispositivos iOS y Android que te permiten acceder a los datos sobre la marcha.
consejos para elegir el mejor software de crm

Es posible que el proveedor ofrezca otras herramientas y funciones, según el plan de precios y los paquetes.

6. Considera el coste

Hablando de precios, ¿cuánto cuesta un software CRM? Depende del plan de suscripción y los métodos de implementación, pero los CRM basados ​​en la nube que se ofrecen como SaaS se han vuelto bastante asequibles.

El costo del software es una consideración importante para las PYMES, por lo que muchas comienzan con software CRM gratuito para impulsar su negocio y luego actualizar a soluciones pagadas cuando las operaciones crecen. Una de las mejores soluciones CRM gratuitas para comenzar es HubSpot CRM. También resulta ser el mejor software en nuestra categoría CRM.

Puedes pensar que tienes muchos elementos que revisar en tu lista de verificación, pero ten paciencia. Es posible que solo te lleve una o dos veces revisar tu lista y reducir las funciones que necesitas, adaptarlas a tus requisitos y conectarlas con el software adecuado.

7. Lee sobre el proveedor

El proveedor o la empresa de software es tan importante como el software en sí. ¿Por qué? Dependerá de la empresa para la asistencia y el soporte al cliente durante el tiempo que utilices el software. Por lo tanto, el proveedor debe ser confiable. Debe contar con equipos de atención al cliente y mesa de ayuda a los que se pueda contactar en todo momento desde todos los canales y medios disponibles: tickets, teléfono, correo electrónico, redes sociales, chat en vivo, móvil, etc.

Además, la empresa de software también debería poder proporcionar formación técnica, sobre productos o cualquier otra formación relacionada a través de seminarios internos, webinars o cursos en línea. Deben ofrecer recursos y una base de conocimientos completa con documentación del producto, respuestas a preguntas frecuentes, procedimientos, tutoriales y guías. Otras empresas hacen todo lo posible por proporcionar no solo lecturas relacionadas con el producto, sino también artículos interesantes sobre el crecimiento de su negocio, la optimización de la generación de clientes potenciales, la mejora de la productividad de los agentes y otros temas similares.

Algunas de las empresas de CRM más exitosas son sinónimo de la industria: HubSpot, Salesforce, Freshsales, Pipedrive y Zoho son ejemplos destacados. Con proveedores de renombre, tendrás garantizado un soporte de clase mundial, una pronta respuesta o resolución de problemas, actualizaciones automáticas y la implementación de nuevas funciones.

Aparte de los populares, ¿cómo se verifica la reputación de un proveedor? Puedes obtener información y perfiles de proveedores de sitios de directorios de software como el de FinanceOnline.

Otro indicador de la reputación de la empresa es la experiencia de otros. Las reseñas y los comentarios de los usuarios abundan en las redes sociales y los sitios o foros de comunidades en línea. La mayoría de los consumidores buscan opiniones en línea de clientes sobre un producto, servicio o empresa. Naturalmente, las críticas positivas y negativas, así como las respuestas de las empresas interesadas, influyen en las decisiones de compra. Es algo que también debes considerar.

8 consejos elegir el mejor crm para tu negocio

8. Prueba el software

Después de leer sobre el proveedor y limitar tus opciones de productos, es hora de experimentar el software y las funciones por ti mismo. La mayoría de los principales proveedores de CRM ofrecen pruebas gratuitas con todas las funciones de su software. Te recomendamos encarecidamente que los tomes para que puedas manejar el software y ver si tiene funciones intuitivas y una navegación fácil. Sin preocupaciones por el coste y las ataduras, es la mejor manera de saber si el software cumple con sus expectativas y con los requisitos de tu negocio. Si es así, es fácil pasar de una versión de prueba a una de pago. De lo contrario, puedes optar por no participar en cualquier momento durante el período de prueba y luego probar otro software de tu lista corta de preferibles.

El mejor CRM es el que funciona para ti

Hay cuatro etapas por las que uno tiene que pasar para llegar a una decisión de compra: el reconocimiento del problema o la necesidad, la búsqueda de información, la evaluación de opciones o alternativas y la decisión de compra

Todos los pasos que hemos descrito están destinados a que te des cuenta de que la mejor solución de CRM es la que funciona para ti, algo que puedes evaluar incluso antes de realizar la compra real. Ahora que funciona y se adapta perfectamente a tus requisitos, podrás tomar la decisión de compra correcta con el software CRM adecuado.

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