Consejo 1: expectativas claras

Aprender a gestionar un equipo a distancia empieza por establecer los límites y las normas de trabajo que deben cumplir tus empleados cuando trabajan desde casa.

Haga saber a su equipo lo que espera de ellos. Estas expectativas se pueden aplicar a la cultura de la empresa, los procedimientos de trabajo, normas de comunicación, etc.

Al igual que en un espacio de trabajo de oficina tradicional, se espera que los directivos mantengan a los trabajadores al día de los cambios y políticas de personal. Aunque es esencial ver cómo los miembros del equipo cumplen las expectativas, no hay que supervisar sus acciones demasiado de cerca, ya que eso puede generar desconfianza.

Otra práctica eficaz es modelar las actividades de trabajo en torno al horario laboral de sus empleados. Tenga en cuenta que las actualizaciones del equipo pueden variar en función de las zonas horarias y las horas de trabajo preferidas, así que establezca expectativas para los miembros del equipo en lo que respecta a la comunicación.

Consejo 2: canales de comunicación adecuados

Nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de la comunicación entre los directivos y el personal remoto cuando se aprende a gestionar un equipo remoto.

Cree un canal de comunicación fiable para gestionar equipos remotos. Aquí será donde alerte a sus trabajadores remotos de elementos importantes como cambios empresariales, horarios, fechas, desafíos, nuevos proyectos, entre otras novedades.

Quizá lo más importante sea considerar qué herramienta de comunicación se adapta a las necesidades de su empresa. Por ejemplo, ¿debe hacer chats de vídeo, llamadas telefónicas, mensajes de voz o simplemente textos?

Cuando gestiones equipos remotos, asegúrate de encontrar ese delicado equilibrio entre enviar continuamente mensajes a los empleados y delegar el flujo de trabajo estableciendo la automatización.

Consejo 3: controles periódicos

Programar comprobaciones periódicas es vital para garantizar el rendimiento de la plantilla. Además, mejora la gestión del tiempo al gestionar equipos remotos.

Al programar las revisiones, se da un respiro de la supervisión constante, permite que su equipo sea más responsable y reduce los proyectos desatendidos. Puede utilizar un software de programación para simplificar esta tarea. Los controles no tienen que ser necesariamente diarios: programe los controles en función de lo que mejor funcione para su equipo, los proyectos pendientes y las horas de trabajo. Automatiza las notificaciones para que se envíen a través de correos electrónicos o aplicaciones de mensajería instantánea como Skype a cada miembro en los días específicos en los que se espera que hagan check-in.

Consejo 4: herramientas de colaboración

Como propietario o gerente de una empresa que quiere aprender a gestionar un equipo a distancia, asegúrese de proporcionar recursos para ayudar a su equipo a crecer y a gestionar las tareas de forma más eficiente. Es necesario que su empresa cuente con Libros, e-books, handbook o manuales, seminarios web, cursos y todas las herramientas necesarias para que el empleado pueda desarrollar su labor de manera orgánica. Equipar a sus empleados con estos recursos los preparará para el éxito y aumentará la productividad.

gestionar trabajo en equipo con 1MIB

Consejo 5: Proporcionar recursos

Las herramientas de colaboración son cruciales para gestionar equipos remotos, ya que ayudan a sus trabajadores a comunicarse, gestionar tareas y compartir archivos de proyectos.

Proporcione a sus trabajadores remotos acceso a estas herramientas de colaboración en equipo y a los documentos compartidos de la empresa. Para gestionar con éxito un equipo remoto, haz que tus empleados utilicen las mismas herramientas. No equipes a un miembro del equipo con algo diferente si realiza tareas similares a las de otro empleado.

Consejo 6: Fomentar la interacción social

Independientemente de la distancia física entre tus empleados, la interacción social es un método eficaz para gestionar un equipo remoto.
Puedes celebrar fiestas virtuales, hangouts online, videoconferencias de brainstorming conjuntas y sesiones de bienvenida para construir relaciones interpersonales positivas en el lugar de trabajo. La gestión de equipos remotos incluye la creación de tiempo para que sus trabajadores remotos se conecten y cooperen entre sí. Esto ayuda a que el trabajo en equipo no suponga un esfuerzo y sea productivo, ya que construyen relaciones y se cuidan unos a otros.

Consejo 7: Flexibilidad y empatía

Debe entender que los miembros de su equipo no tienen todos el mismo entorno de trabajo. Algunos pueden tener cónyuges e hijos, y otros no. Algunos tienen oficinas domésticas estándar y otros pueden trabajar desde cualquier lugar: su patio, su habitación o su cafetería favorita, tener esto en cuenta le ayudará a ser más flexible y empático en la gestión de equipos remotos.

Si los miembros de tu equipo están enfermos o tienen una crisis vital, debes entender sus circunstancias. Demuestra que eres humano y que te preocupas por ellos.

Debido al cambio de las empresas al trabajo a distancia desde el típico espacio de trabajo en la oficina, los directivos deben reconocer el estrés, las distracciones y el índice de adaptabilidad.

Consejo 8: Hacer descansos

Como persona encargada de gestionar equipos remotos, probablemente comprenda la necesidad de hacer descansos, ya que trabajar muchas horas puede ser estresante.

Según los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC), uno de cada cuatro empleados se queja de que el trabajo es el principal factor de estrés al que se enfrentan.

Puede que algunos miembros de su equipo no se quejen de ello, pero el estrés se reflejará en su rendimiento laboral. Anime a sus empleados a tomar descansos de vez en cuando para que puedan relajarse y sentirse renovados. Tomar descansos es una de las formas más sencillas de mantener la salud mental bajo control. Mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal.

Consejo 9: Organización digital

Tendrá más éxito en la gestión de equipos remotos si mantiene las cosas organizadas. La gestión de tareas será más fácil y la productividad mucho mejor.

En el flujo de trabajo de tu proyecto, etiqueta las tareas en función de su prioridad para que tu equipo conozca el nivel de importancia y urgencia. Etiquete la información oficial y los correos electrónicos para facilitar la priorización. Utilizar etiquetas puede crear un mejor flujo de trabajo y un mejor desarrollo de las tareas (FYI/Información, Importante, Planificación, Revisión, Urgente). Las etiquetas sirven de guía necesaria para gestionar eficazmente los equipos remotos. También garantizan la puntualidad, la precisión y la rapidez.

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